Devis Express
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Les 10 clefs pour mieux acheter

• En anticipant vous aurez plus de choix (satisfaction des participants)
• Définissez scrupuleusement votre cahier des charges (dates, nombre de participants, etc.)
• Identifiez si vous avez besoin d’une agence pour organiser votre événement
• Demandez un premier devis, respectant parfaitement votre événement
• N’omettez aucune question, c’est parfois dans les détails que se niche la satisfaction des participants (salle à la lumière du jour, pause ou repas triste, sonorisation défectueuse, vidéo projecteur en panne, etc.)
• Identifiez les postes sur lesquels vous pouvez faire des concessions, peu important pour vous mais pas pour le prestataire, cela ne vous coûte rien de « lâcher » sur ce poste, mais vous rendra plus fort sur un autre (faire un pas l’un vers l’autre)
• Les transports, un levier de baisse de coûts pour les billets groupes. La Sncf garantit seulement la présence dans le même wagon
• Pensez à l’empreinte écologique de votre événement
• Quelques pistes d’économie rapide :
• Les participants peuvent-ils partager la même chambre ?
• Le co-voiturage est il possible ?
• Les destinations moins tendances, mais moins chères
• Les destinations décalées (la montagne au printemps, la mer en hiver)
• Les buffets et menus, les produits de saison sont, en théorie, moins chers
• Privilégiez les activités sur place plutôt que des déplacements

Organiser les déplacements pour son séminaire

La situation géographique des participants est un point auquel il faut penser lors de l’organisation de votre séminaire. Un détail qui n’en est pas vraiment un puisqu’il peut vous permettre de réaliser une belle économie d’argent. Avant tout, réfléchissez à l’endroit d’où viennent les participants et par quel moyen de transport ils se rendront sur le lieu du séminaire. Quelques points essentiels à retenir :

Si les personnes viennent individuellement :

• Fournir les indications les plus précises possibles aux participants
• Eventuellement, réservez vous même des billets de train ou d’avion

Si les participants viennent en groupe :

• Prévoir le transport ou les acheminements : train, avion, autocar
• Prévoir les lieux et horaires de RDV

Pour le transfert :

• Penser au lieu de RDV
• Définir un timing précis
• Réservez à l’avance les navettes ou autocars

Enfin, n’oubliez pas de donner votre numéro de téléphone ou celui du responsable de l’organisation sur place, aux participants et intervenants !